SmartFlowU Показати свій процес Заявка

Готове рішення · SmartFlowU Orders

Замовлення автоматично потрапляють у BAS

SmartFlowU Orders отримує замовлення з сайту чи CRM, перевіряє клієнта й товари, створює документ у BAS і передає працівнику лише проблемні випадки.

9 900 грн під ключ — налаштування, запуск і 14 днів стабілізації в ціні. Далі щомісяця — нічого. Почати можна з пілоту на ваших замовленнях — 1 900 грн, 5 робочих днів: оплачене зараховуємо, далі лише доплата.

Показати свій процес обробки замовлень Подивитися живий прототип
  • Без заміни BAS і без ручного перенесення
  • Дублі відсікає, сумнівне — в окрему чергу
  • Пілот 5 робочих днів: не досягли метрики з нашої вини — повертаємо оплату
Живий прототип: три замовлення з сайту стали трьома рахунками в BAS; менеджеру в Telegram — лише питання й підсумок.
Живий прототип на вигаданій компанії: три замовлення — три документи в BAS, менеджеру — лише питання.

Для кого

  • інтернет-магазини й оптові компанії;
  • дистриб’ютори й виробники;
  • компанії з кількома складами;
  • ті, хто працює одночасно в CRM і BAS;
  • ті, хто наймає операторів, щоб переносити замовлення.

Власник чи директор отримує більше оброблених замовлень тією самою командою.

Менеджери й оператори BAS перестають переписувати контакти й товари — працюють із клієнтами й винятками.

Склад і бухгалтерія отримують замовлення в BAS одразу, без загублених і задвоєних.

Зараз одне замовлення — це десять ручних кроків

  1. Отримати замовлення. Відкрити адмінку, скопіювати ім’я, телефон і адресу.
  2. Перенести в BAS. Знайти клієнта, додати товари, перевірити ціни й кількість, створити документ.
  3. Перевірити й передати. Повернутися в CRM, змінити статус, повідомити склад.
Усі 10 кроків
  1. Клієнт оформлює замовлення на сайті.
  2. Менеджер відкриває адмінку.
  3. Копіює ім’я, телефон, адресу.
  4. Шукає клієнта в BAS.
  5. Вручну додає товари.
  6. Перевіряє ціни й кількість.
  7. Створює замовлення в BAS.
  8. Повертається в CRM чи на сайт.
  9. Змінює статус.
  10. Повідомляє склад.

Звідси — затримки, помилки в телефонах і адресах, не той товар чи кількість, дублі, загублені замовлення, різні статуси в CRM і BAS і нові оператори, щоб устигати.

Як працює SmartFlowU Orders

Система переносить типові замовлення. Співробітник працює з клієнтами й винятками.

  1. 1 Отримує замовлення. Через API, вебхук, файл JSON / XML / CSV чи регламентний обмін — одразу, а не коли менеджер звільниться. автоматично
  2. 2 Приводить до одного формату. Номер, джерело, клієнт, контакти, доставка, оплата, товари, ціни, знижки, коментар. автоматично
  3. 3 Перевіряє. Обов’язкові поля, телефон, адресу, кількість, підсумкову суму, чи не оброблене замовлення раніше. автоматично
  4. 4 Знаходить клієнта в BAS. За телефоном, поштою, ЄДРПОУ чи вашим ID. Нового — створює за шаблоном або питає людину: як обираєте заздалегідь. автоматично
  5. 5 Зіставляє товари. За артикулом, SKU, штрихкодом чи таблицею відповідностей. Невідомий товар не підставляє «схожий». автоматично
  6. 6 Відсікає дублі. Зовнішній номер, джерело, сума, склад. Повторний вебхук не створить другий документ. автоматично
  7. 7 Створює документ у BAS. Замовлення клієнта чи інший документ, яким ви працюєте. За замовчуванням — непроведений, для перевірки. автоматично
  8. 8 Повертає результат. У стандарті — одностороннє підтвердження: номер документа BAS і статус «створено» або «на перевірці» — у CRM чи на сайт; менеджеру — повідомлення. Двосторонній обмін статусами — персонально. автоматично
  9. 9 Сумнівне — людині. Окрема черга з поясненням, що не так; відповідальний отримує сповіщення. перевіряє людина

Що буде, якщо дані не сходяться

Коли система не впевнена, вона не вгадує, а питає людину. Ось що відбувається в типових випадках:

Якщо…SmartFlowU Orders
Товару немає в BAS Не підставляє випадкову позицію: замовлення — в чергу з поясненням і найближчим варіантом.
Новий клієнт Створює контрагента за погодженим шаблоном або передає людині — як ви обрали до запуску.
Неповна адреса чи невірний телефон У чергу з поясненням, що саме не так.
Ціна на сайті інша, ніж у BAS Мовчки з іншою ціною документ не створює — питає людину.
Те саме замовлення прийшло вдруге Другий документ не створює; повтор видно в журналі.
BAS тимчасово недоступна Замовлення чекає в черзі й піде, щойно BAS відповість.
Документ не створився Повторна спроба, далі — повідомлення відповідальному з причиною.
Немає обов’язкового реквізиту У чергу; людина доповнює — і замовлення йде далі.
Незрозуміла оплата чи доставка У чергу; правило для таких випадків можна додати.

Приклад: замовлення № 4182

Телефон, доставка Новою поштою, три товари на 2 450 грн, оплата при отриманні. SmartFlowU Orders перевіряє поля, знаходить клієнта за телефоном, товари — за SKU, переконується, що дубля немає, створює замовлення клієнта в BAS, повертає номер документа в CRM і повідомляє менеджера.

Приклад на вигаданих даних.

Замовлення № 4182 створено в BAS. Документ: ЗК-000384.

Замовлення № 4183 потребує перевірки: товар SKU-509 не знайдено в BAS.

Живий прототип: можна клацати самому

Не презентація, а робоче місце на вигаданій компанії — обсмажувальня кави продає зерно кав’ярням через сайт: замовлення, рахунки в BAS, питання менеджеру й план пілота.

  • Шлях замовлення: що робить система, а що — людина.
  • Винятки: невідомий артикул не підставляється — менеджер отримує питання.
  • План пілота: що потрібно від вас і як виміряємо «було → стало».
Відкрити прототип Прототип на вашому процесі — 199 грн

Живий прототип на вигаданих даних — не результат клієнта

Прототип «сайт → BAS»: список «Рахунки на оплату покупцям» із трьома рахунками з сайту; праворуч — повідомлення сервісу менеджеру в Telegram.
Три замовлення з сайту — три рахунки в BAS, записані, але не проведені. Менеджеру в Telegram — лише питання й підсумок.
Рахунок № 199 у BAS без рядка з новинкою і з позначкою «питання»; у Telegram — питання менеджеру з найближчою позицією та кнопками «Так, це вона» і «Обрати іншу позицію».
Артикула з сайту немає в BAS: рахунок записано без цього рядка, менеджер отримує питання з найближчим варіантом. Сервіс не вгадує.
План пілота: день 1 — доступи, година вашого часу; дні 2–4 — сервіс працює на живому потоці; день 5 — цифри і рішення; умови повернення оплати.
П’ять робочих днів на копії вашої бази: що потрібно від вас, що бачите щодня і за яким числом вирішуємо.

Що бачить власник

  • скільки замовлень оброблено автоматично;
  • скільки чекають перевірки і чому;
  • які помилки повторюються;
  • де виникає затримка;
  • скільки ручної роботи лишилося.

Співробітникам більше не треба

  • копіювати контакти;
  • додавати кожен товар уручну;
  • перевіряти ті самі поля знову;
  • шукати загублені замовлення;
  • вносити все повторно після збою.

Звідки беремо замовлення і як підключаємося до BAS

Джерела

Інтернет-магазин, CRM, маркетплейс, форма замовлення, Telegram-бот чи інша система — якщо вона віддає замовлення через API, вебхук або файл. Чи підходить ваше джерело — перевіряємо до оплати.

BAS / BAF / 1С

HTTP-сервіс, OData, програмний інтерфейс конфігурації, розширення чи регламентний обмін файлами — залежно від версії. Напряму в таблиці бази не пишемо: це ламає облік. Працюємо з BAS, BAF і 1С:Підприємство 8; з 1С 7.7 — ні.

До старту уточнимо

Версію платформи й конфігурацію, де розміщена база, які є доробки, який документ створювати й які поля в ньому обов’язкові.

Під капотом: черга обробки (замовлення не губляться при збої), таблиця відповідностей товарів і складів, журнал операцій і реєстр помилок. Технологію обираємо під навантаження: готова платформа автоматизації чи окремий сервіс.

Безпечно за замовчуванням

  • окремий технічний користувач із мінімальними правами;
  • спершу — копія бази чи тестова база;
  • ключі зберігаються зашифровано, кожна дія — в журналі;
  • доступні лише погоджені документи;
  • доступ до банку не потрібен.

Чого SmartFlowU Orders не робить без окремої домовленості

  • не проводить оплати й не створює банківські документи;
  • не проводить реалізацію і не списує товари;
  • не змінює бухгалтерські проведення.

Доступи і дані — детально

Ціна

  • Готове рішення

    Стандарт

    9 900 грн

    Під ключ · запуск — 1–2 тижні після пілота · далі щомісяця — нічого

    • одне джерело замовлень і одна база BAS / BAF / 1С;
    • один тип документа, що створюється;
    • назад у CRM чи на сайт — номер документа BAS і статус «створено» або «на перевірці» (одностороннє підтвердження);
    • налаштування полів, пошук клієнта, зіставлення товарів;
    • захист від дублів, черга помилок, повідомлення, журнал операцій;
    • тестування, запуск, інструкція й навчання відповідальної людини;
    • 14 календарних днів стабілізації після запуску.

    Оплата: половина до встановлення, половина після погодженого приймання (4 950 грн + 4 950 грн без пілота).

    Показати свій процес

  • Персонально

    від 12 600 грн

    Точну суму називаємо після пілота

    Коли стандарту замало:

    • кілька джерел, баз чи юридичних осіб;
    • складний вибір складів, резервування;
    • двосторонній обмін: зміни статусів у BAS → CRM, залишки й ціни;
    • проведення документів, фіскалізація, складні знижки;
    • нетипова чи сильно доопрацьована конфігурація.

Як платите — кожен оплачений крок зараховується в наступний

Безкоштовно — живий прототип на вигаданих даних. Платні кроки:

  1. Прототип вашого процесу — 199 грн, якщо хочете спершу побачити свій процес (протягом 2 робочих днів після оплати, зазвичай — того ж дня).
  2. Пілот на 5 робочих днів — 1 900 грн, після прототипу — 1 701 грн.
  3. Стандарт після пілота — ще 8 000 грн: 4 000 грн до встановлення, 4 000 грн після приймання; запуск — 1–2 тижні.

Разом — 9 900 грн. Зупинитися можна після будь-якого кроку й платите лише за пройдені.

Прототип не надіслали вчасно — повертаємо 199 грн. Пілот не досяг погодженої метрики з причин на нашому боці — повертаємо оплату за пілот. Сторонні сервіси, якщо потрібні, оплачуєте напряму — перелік називаємо до старту.

Пілот: перевіряємо на ваших замовленнях

За 5 робочих днів перевіряємо автоматичну передачу одного типу замовлень з одного джерела в BAS і вимірюємо результат.

  1. Обираємо одне джерело.
  2. Підключаємо тестову базу чи обмежений контур.
  3. Передаємо погоджену вибірку замовлень.
  4. Фіксуємо час обробки, ручні дії й помилки «до».
  5. Показуємо «було → стало» на тих самих показниках.

Що вимірюємо

  • час обробки замовлення;
  • кількість ручних дій;
  • частку замовлень, переданих без людини;
  • помилки й дублі;
  • розмір черги перевірки.

Чого не обіцяємо

Підключення будь-якої конфігурації без перевірки, синхронізацію всього довідника, автоматичне виправлення невідомих товарів, автопроведення фінансових документів і впровадження складної нетипової системи за 5 днів.

Модуль обміну чи SmartFlowU Orders?

Порівнюйте однаковий обсяг робіт: ліцензія модуля й повне впровадження під ключ — різні речі. Ось що варто спитати в будь-якого постачальника — і наші відповіді:

Що спитатиSmartFlowU Orders
Що входить у ціну9 900 грн під ключ: налаштування, запуск, навчання, 14 днів стабілізації
Перевірка перед повним впровадженням безкоштовно — живий прототип на вигаданих даних; платно — прототип вашого процесу (199 грн) і пілот на ваших даних (1 900 грн), обидва зараховуються
Що буде з неочікуваними данимичерга винятків із поясненням, без вгадування
Що повертається в CRM чи на сайтномер документа й статус — одностороннє підтвердження; двосторонній обмін — персонально
Гарантіяповертаємо оплату за пілот, якщо не досягли погодженої метрики з нашої вини
Після запуску14 днів стабілізації в ціні, без обов’язкової підписки

Коли вистачить модуля обміну: якщо треба лише вивантажувати товари, ціни й залишки з BAS на сайт стандартної платформи, а замовлень небагато, готовий модуль може бути дешевшим. Скажемо про це чесно ще до оплати.

Питання

Скільки часу займає запуск?

Пілот — 5 робочих днів (з дня, коли є копія бази, мінімальний доступ і тестові дані). Стандартне впровадження — 1–2 тижні після пілота, далі 14 днів стабілізації. Персональне — строк називаємо після пілота.

У нас доопрацьована конфігурація BAS — підійде?

Перевіримо на прототипі. Якщо доробок багато, скажемо до оплати пілота — і, найімовірніше, це буде персональне впровадження.

У нас кілька сайтів чи CRM.

Стандарт — одне джерело. Кілька джерел — персональне впровадження від 12 600 грн.

Документи проводитимуться самі?

За замовчуванням ні: документ створюється непроведеним, проводить ваш співробітник. Автопроведення — лише окремо й після погодження.

Що потрібно від нас?

Доступ до API чи вивантаження джерела, копія бази BAS, окремий користувач із вузькими правами й одна відповідальна людина.

Будуть щомісячні платежі?

Нам — ні. Якщо рішенню потрібен сервер чи платний сервіс, ви платите їм напряму; перелік і орієнтовну суму називаємо до старту.

Покажіть свій процес обробки замовлень

Звідки приходять замовлення і що з ними роблять зараз — кількох слів досить.

  1. Дмитро відповість протягом робочого дня: попередня застосовність, чого бракує для перевірки, і наступний крок з умовами й ціною. Уточнимо джерело замовлень і конфігурацію BAS.
  2. Задача поза продуктом — скажемо одразу, рахунок не виставимо.
  3. Застосовність треба перевірити на ваших даних — погодимо пілот за 1 900 грн (5 робочих днів): що перевіряємо, результат і умови зупинки. Старт — з дня, коли є копія бази, мінімальний доступ і тестові дані. Оплату за пілот повертаємо, якщо погоджений результат не досягнуто з нашої вини.
  4. Підходить — SmartFlowU Orders за 9 900 грн із зарахуванням пілота. У стандарті: замовлення з одного джерела стає документом у BAS (за замовчуванням — непроведеним); назад у CRM чи на сайт — номер документа й статус «створено» або «на перевірці».

Ще не впевнені? Спершу подивіться живий прототип або напишіть: Dmytro@smartflowu.com · Telegram @SmartFlowU

Заявка на SmartFlowU Orders

Сюди відповімо щодо вашого процесу. Рахунок — після погодження наступного кроку.

Додатково: Telegram і звідки дізналися

Заявка не зобов’язує оплачувати пілот. Паролі, робоча база та персональні дані клієнтів на цьому етапі не потрібні.