SmartFlowUЗразок прототипу · замовлення з сайту → BAS

Приклад на вигаданій компанії: обсмажувальня кави «Зерно і Жар» продає зерно кав’ярням через сайт

Замовлення з сайту потрапляють у BAS без ручного перенесення

Сервіс приймає замовлення, знаходить клієнта й товари в BAS і записує рахунок. Менеджер бачить лише те, що потребує рішення, і сам проводить документ.

Відкрити прототип і клацати самому

Компанія, клієнти, товари й суми вигадані. Прототип працює в браузері, до BAS не підключений і нічого нікуди не надсилає.

Приймає замовлення

З сайту, одразу після кнопки «Оформити». Повтор того самого замовлення відсікає.

Знаходить клієнта й товари в BAS

Клієнта за кодом ЄДРПОУ, товари за артикулом, ціну — з типу цін BAS.

Записує рахунок у BAS

«Рахунок на оплату покупцю» — записаний, не проведений. У коментарі — з якого замовлення.

Незрозуміле — питає людину

Невідомий артикул чи новий клієнт — повідомлення менеджеру з поясненням і варіантом.

Менеджер

Вирішує винятки, проводить рахунок і надсилає його клієнту.

Як це працює

Шлях одного замовлення — на одній схемі

Клієнт оформлює замовлення як і раніше. Сервіс робить те, що зараз менеджер переписує руками, а людина отримує лише рішення, які потребують людини.

Клієнт1

Оформлює на сайті

Кошик, реквізити, доставка — нічого нового.

Сервіс2

Приймає й перевіряє

Обов’язкові поля, кількість, ціна. Той самий номер замовлення вдруге не приймає.

Сервіс3

Шукає клієнта в BAS

За ЄДРПОУ або РНОКПП. Нового — створює з позначкою «перевірити».

Сервіс4

Зіставляє товари

Артикул сайту → номенклатура BAS. Невідомий товар не вгадує.

Сервіс5

Записує рахунок у BAS

Записаний, не проведений. Менеджеру — повідомлення в Telegram.

Менеджер6

Перевіряє й проводить

Проводить у BAS, надсилає рахунок клієнту, вирішує винятки.

Якщо на кроках 3–4 щось не сходиться — сервіс не вгадує. Рахунок записується без сумнівного рядка, а менеджер отримує питання з поясненням і найближчим варіантом. Нічого не губиться.
КлієнтРобить сервіс — автоматичноРобить людина

Спробуйте самі: артикул із сайту → товар у BAS

Так сервіс зіставляє рядок замовлення з довідником «Номенклатура». Працює прямо на сторінці, на вигаданому довіднику.

Результат

  • Тут з’явиться результат перевірки.

У робочій версії додатково: залишок на складі на момент замовлення, ціна з сайту проти ціни з типу цін BAS, мінімальна партія.

Живий прототип

Робочий день менеджера — у BAS і Telegram

Ліворуч — BAS Бухгалтерія так, як її бачить менеджер. Праворуч — повідомлення від сервісу. Надсилайте замовлення кнопками зверху, відкривайте рахунки, проводьте, відповідайте на питання. Або запустіть автопоказ.

Під час автопоказу: ← → — кроки, пробіл — пауза, Esc — закрити.
Замовлення з сайту → BAS · «Зерно і Жар» · прототип
Сайт надсилає:
ЗЖ
Замовлення · Зерно і Жарбот сервісу · Олена Бондар, менеджер
Технічний журнал сервісу

Вікно BAS намальоване: розділи, форма рахунку й кнопки як у BAS Бухгалтерія КОРП 2.1. У робочій версії сервіс підключається до вашої бази ззовні й типову конфігурацію не змінює.

Хто що робить

Крок за кроком: що бере сервіс, що лишається менеджеру

Шість дій, які зараз менеджер робить із кожним замовленням. Сервіс не замінює менеджера — він знімає переписування й повторні перевірки.

Зараз менеджерРобить сервісРобить менеджер

Зараз менеджер

Переписує клієнта із замовлення в BAS

Сервіс

Знаходить контрагента за ЄДРПОУ чи РНОКПП. Нового створює з позначкою «перевірити».

Менеджер

Перевіряє реквізити лише нового клієнта.

Зараз менеджер

Шукає кожен товар у номенклатурі

Сервіс

Зіставляє артикул сайту з номенклатурою BAS, бере ціну з типу цін.

Менеджер

Один раз підтверджує відповідність для нового товару. Далі сервіс пам’ятає.

Зараз менеджер

Перевіряє, чи це не дубль

Сервіс

Номер замовлення — ключ. Повтор не створює другий рахунок.

Менеджер

Нічого. Повтор видно в журналі, якщо цікаво.

Зараз менеджер

Створює рахунок

Сервіс

Записує «Рахунок на оплату покупцю» з рядками, цінами й коментарем, звідки він.

Менеджер

Відкриває, перевіряє, натискає «Провести та закрити».

Зараз менеджер

Пише клієнту й надсилає рахунок

Сервіс

Готує лист із PDF рахунку на пошту з замовлення.

Менеджер

Натискає «Надіслати» — лист іде від компанії.

Зараз менеджер

Домовляється про знижку, відстрочку, заміну товару

Сервіс

Не бере. Тут потрібне рішення, а не правило.

Менеджер

Усе, що потребує розмови з клієнтом.

Ручне перенесення й повторні перевірки

Що зникає з дня менеджера

Найбільше часу забирає не розмова з клієнтом, а переписування того самого із сайту в BAS і перевірка, чи нічого не переплутано.

Зараз · вручну

  • Кожне замовлення переписувати в BAS: клієнта, товари, кількість.
  • Шукати товар у номенклатурі за назвою, бо артикул на сайті інший.
  • Клієнт двічі натиснув «Оформити» — два рахунки, один потім видаляти.
  • Помилка в кількості чи артикулі знаходиться вже після відвантаження.

З автоматизацією

  • Рахунок у BAS з’являється сам, з коментарем, з якого він замовлення.
  • Відповідність артикулів підтверджується один раз і далі працює сама.
  • Повтор замовлення розпізнається, другий рахунок не створюється.
  • Сумнівне не потрапляє в рахунок мовчки — менеджер бачить питання одразу.

Скільки часу може звільнитися — підставте свої цифри

Значення за замовчуванням — лише приклад. Це ваш сценарій, а не результат пілота.

80 %

Решта замовлень, з питаннями, у розрахунку лишається ручною.

Може звільнитися щомісяця ≈ 84 год ≈ 10,5 робочого дня Точну цифру виміряємо на пілоті, на ваших замовленнях: «було → стало».

Чесно про межі

Чого сервіс не робить

Коли сервіс не впевнений — він не вгадує, а питає людину. Товар, якого немає в довіднику, він не підставляє «найсхожий», а пропонує варіант і чекає рішення.

Лишається за менеджером — і так має бути

  • Проведення документів у BAS. Сервіс лише записує.
  • Надсилання рахунку й будь-яке листування з клієнтом.
  • Знижки, відстрочки, заміна товару, ціна поза прайсом.
  • Нові позиції в номенклатурі й зміни в довідниках BAS.
  • Відвантаження і все, що стосується грошей.

Що уточнимо з вами на старті

  • На чому працює сайт і як віддає замовлення: вебхук, API чи вивантаження.
  • Яка у вас конфігурація BAS і який документ потрібен: рахунок чи замовлення покупця.
  • Де в BAS зберігається артикул і який тип цін брати.
  • Хто отримує повідомлення і хто проводить рахунки.
  • На яких замовленнях перевіряємо: за який період і скільки.

Наступний крок

Як перевірити на ваших замовленнях

Не на вигаданих даних, а на ваших замовленнях у копії вашої бази. П’ять робочих днів. У робочу базу нічого не пишемо.

День 1

Доступи — година вашого часу

Копія бази BAS, окремий користувач із вузькими правами — без права проводити й бачити зарплату. Замовлення з сайту — на тестову адресу.

Дні 2–4

Сервіс працює на живому потоці

Ви щодня бачите результат у копії бази: які рахунки записано, що зіставлено, які питання прийшли менеджеру.

День 5

Цифри і рішення

Скільки замовлень пройшло без людини, скільки помилок зловлено, скільки хвилин на замовлення було і стало. Далі — «залишаємо» або «вимикаємо».

На старті одним реченням записуємо, що саме має працювати, і число, за яким це перевіримо. Якщо на 5-й робочий день воно цього не робить з причин на нашому боці — вимикаємо і повертаємо оплату за пілот повністю. Якщо ви нічого не скажете — за замовчуванням вимикаємо: нічого не лишаємо увімкненим мовчки. Доступ ви відкликаєте будь-коли, дані після завершення видаляємо.

Отримати прототип мого процесу — 199 грн

Ціни, строки й гарантії — на сайті: smartflowu.com/#tsiny.