SmartFlowU Перевірити сумісність Заявка

SmartFlowU Inbox · для бізнесу на BAS

Накладні постачальників у BAS — без повторного введення рядків

Inbox отримує накладні з погодженого каналу, перевіряє дані й зіставляє товари з вашими довідниками. Після схвалення створює непроведене «Надходження» з оригіналом. Винятки вирішує і документ проводить ваш бухгалтер.

Перевірити сумісність Подивитися приклад

Пілот — 1 900 грн, до 30 документів. Увесь стандартний пакет — 9 900 грн із зарахуванням пілота.

Одна база й організація, Telegram або пошта. Для кількох баз — окрема оцінка.

Справжній екран SmartFlowU Inbox на тестових даних: накладна створена в BAS як непроведене «Надходження товарів і послуг», оригінал приєднано, рядки зіставлено з товарами BAS.
Справжній екран на тестових даних — не результат клієнта. Натисніть, щоб відкрити повністю.

Перевірено: BAS Бухгалтерія і BAS Бухгалтерія КОРП 2.1.34 на BAF 8.3.23 — на копіях баз. Інша конфігурація — перевіряємо на пілоті.

Приклад: одна накладна від надходження до BAS

Що відбувається з накладною

  1. Надійшло. Файл з погодженого каналу — у черзі з відправником і часом.
  2. На перевірці. Inbox знайшов постачальника, договір, склад і товари; суми перевірено. Бухгалтер схвалює створення.
  3. У BAS. Непроведене «Надходження» з оригіналом. Проводить бухгалтер.

Вигадані постачальник і організація, копія бази BAS. Результат на ваших документах перевіряємо на пілоті.

Справжні екрани на тестових даних — не результат клієнта · кадр відкривається повністю

Головна сторінка Inbox: «Зараз на вас чекає» — документи зі зупинками, готові до схвалення, і черга документів з пошуком.
Накладна з погодженого каналу — у черзі. Бухгалтер бачить, що чекає саме його, і відкриває найстаріше.
Перевірка накладної перед схваленням: зведення «Що буде створено» — компанія, покупець, постачальник, сума з ПДВ, рядки, відкриті питання; поруч — вміст XML-файлу; кнопка «Схвалити для створення в BAS».
Постачальник, договір, склад і товари знайдено у вашій BAS, суми перевірено. Створення схвалює бухгалтер.
Накладну створено в BAS непроведеною: номер документа BAS, оригінал приєднано, стан перевірено з BAS.
Створено непроведене «Надходження» з оригіналом у «Приєднаних файлах». Проводить бухгалтер у BAS.

Чи підходить вам

Ваша BAS

КонфігураціяПлатформаСтан
BAS Бухгалтерія КОРП 2.1.34 BAF 8.3.23 перевірено на копії бази
BAS Бухгалтерія 2.1.34 BAF 8.3.23 перевірено на копії бази
Інша конфігурація чи версія — перевіряємо на пілоті, до оплати впровадження

Канал у стандарті — один: бот у Telegram-групах (бот — адміністратор групи) або одна поштова скринька; завантаження в браузері — допоміжне. Viber — ні.

Що прийшло → що робить Inbox

Накладна постачальника: XML EDIN, PDF з текстом, фото чи скан (за вашою згодою)
Перевірка й зіставлення; після схвалення — непроведене «Надходження товарів і послуг» з оригіналом
Рахунок на оплату чи «проведіть оплату»
Запит відповідальному «Перевірити оплату». Гроші Inbox не відправляє й надходження не підтверджує
Акт, інший XML чи нестандартний тип документа
Лише погоджений і перевірений профіль; інакше — окрема перевірка, не універсальне обіцяння
Повідомлення без документа («поясніть податок»)
Запит відповідальному бухгалтеру з категорією — блок «Запити клієнтів» нижче

Підприємство

Один потік накладних у вашій BAS: одна база й організація, один канал. Це і є стандартний пакет.

Бухгалтерська компанія

Починаємо з одного клієнта й перевіряємо результат на пілоті. Кілька баз та організацій — окрема комплектація після перевірки профілів. На оцінку впливають: бази й організації, сервери, канали, формати документів і правила.

Обговорити кілька баз

Перевірте один потік до повного впровадження

  • Перший крок

    Пілот

    1 900 грн

    До 30 погоджених документів · 5 робочих днів з дня, коли готові доступи: канал, тестова копія BAS і приклади накладних · зараховується в ціну пакета

    Накладні з вашого каналу → непроведені «Надходження» в копії вашої BAS з оригіналом. У робочій базі нічого не створюємо й не проводимо.

    Якщо зупинитесь після пілота, у вас лишаться: оброблені погоджені приклади, список винятків, заміри часу бухгалтера й висновок, чи підходить Inbox.

    Запустити пілот

  • Стандартний пакет

    Продукт і впровадження

    9 900 грн загалом

    Після пілота — 8 000 грн · на вашому сервері · строк запуску називаємо після пілота

    • один серверний контур клієнта;
    • один вхідний канал — Telegram або пошта; завантаження в браузері — допоміжне;
    • одна підтримувана конфігурація BAS і база, одна організація;
    • один документний сценарій — «Надходження товарів і послуг»;
    • до п’яти користувачів;
    • заздалегідь погоджені й перевірені формати документів;
    • запити клієнтів з категоріями, відповідальними й Telegram для співробітників;
    • встановлення, навчання до 30 хвилин, передача збірки, налаштувань та інструкцій;
    • 14 календарних днів стабілізації.

Обов’язкової підписки SmartFlowU немає. Напряму постачальникам: сервер, якщо немає свого; розпізнавання фото й сканів — за документ, якщо ввімкнете. Підтримка після стабілізації — за окремими умовами; витрати називаємо до оплати відповідного етапу.

Як відбувається оплата
  1. За бажанням — прототип вашого процесу за 199 грн (протягом 2 робочих днів після оплати, зазвичай — того ж дня); зараховується в пілот.
  2. Пілот — 1 900 грн, після прототипу — 1 701 грн.
  3. Пакет після пілота — доплата 8 000 грн: 4 000 грн до встановлення, 4 000 грн після акта приймання.
  4. Якщо сумісність вашої BAS уже перевірена — можна одразу пакет за 9 900 грн: 4 950 грн + 4 950 грн.

За рахунком, лише після погодження кроку. Умови — у публічній оферті.

Що перевіряємо на пілоті
  • чи правильно визначено компанію: жодного запису не в ту організацію;
  • поля й рядки, зіставлення з довідниками;
  • створення документів і відсутність дублів;
  • як зупиняються неоднозначні випадки;
  • відновлення після тимчасового збою;
  • частку документів без правки й активний час бухгалтера — зі знаменниками.
Що не входить
  • підтримка всіх BAS/1С/BAF без перевірки й необмежена кількість баз;
  • будь-які типи первинки й довільні нечіткі скани;
  • безумовне автоматичне проведення й вибір правил оподаткування;
  • відправка грошей через банк і підписання документів ЕЦП;
  • очищення довідників і нові індивідуальні конектори;
  • безстрокова безкоштовна підтримка, SLA й цілодобове адміністрування.

Чотири етапи: де перевіряє система, де вирішує людина

  1. 1 Отримує. Зберігає файл з погодженого каналу, відправника й час; той самий файл удруге не стане другим документом. автоматично
  2. 2 Перевіряє та зіставляє. Обов’язкові поля, організацію, суми й ПДВ, коди ЄДРПОУ й IBAN, довідники вашої BAS. Неоднозначне зупиняє з поясненням. автоматично
  3. 3 Передає бухгалтеру. Оригінал поруч із підготовленими значеннями й причинами уточнень. Створення в BAS схвалює людина. вирішує людина
  4. 4 Створює й підтверджує. Непроведене «Надходження» з оригіналом; стан перечитує з BAS. Проводить бухгалтер — у Inbox немає права проведення. автоматично
Докладно: усі 9 кроків
  1. 1 Приймає. Бот у Telegram-групах клієнтів або поштова скринька — канал, погоджений у пакеті; завантаження в браузері — допоміжне. Зберігає оригінал, відправника й час.
  2. 2 Визначає компанію. За групою чи скринькою, закріпленою за компанією, за довідником відправників і кодом покупця в документі. Не впевнений — не вгадує: координатор обирає з підказок.
  3. 3 Читає документ. XML з ЕДО й PDF з текстом — на вашому сервері. Фото й скани — моделлю розпізнавання, лише з вашої згоди. Біля кожного значення видно, звідки воно.
  4. 4 Перевіряє. Суми рядків і підсумки, ПДВ, контрольні цифри ЄДРПОУ й IBAN, чи покупець — ваша організація, чи це не дубль.
  5. 5 Зіставляє з вашою BAS. Постачальника — за ЄДРПОУ, договір — лише з дозволених, склад, товари — з історії надходжень, «Номенклатури контрагентів» і назви. Нових карток не створює.
  6. 6 Бухгалтер перевіряє й схвалює. Оригінал поруч зі значеннями, зупинки з причиною й порадою, виправлення поля — з поясненням.
  7. 7 Створює документ у BAS. Непроведене «Надходження товарів і послуг» через розширення конфігурації, з оригіналом. Обрив зв’язку посередині не дасть дубля.
  8. 8 Стежить після створення. Перечитує документ з BAS: зміни чи видалення поза Inbox видно; щоночі звіряє свої документи з BAS.
  9. 9 Проводить ваш бухгалтер. У BAS, як завжди.

Схвалення — ще не створення, а створення — не проведення: кожен крок має свій стан, і його видно.

Винятки й дії людини

Коли система не впевнена, вона не вигадує відсутнє, а зупиняє документ з поясненням:

Постачальника, договору чи товару немає в BAS
Зупинка «створіть картку в BAS»: Inbox довідники не засмічує — картку створює бухгалтер, і документ іде далі.
Суми не сходяться
Зупинка з розрахунком: що порахували ми і що написано в документі.
Покупець у документі — не ваша організація
Зупинка «сторони не збігаються» — чужий документ не потрапить у ваш облік.
Той самий документ іншим файлом
Позначка «дубль» з посиланням на перший; рішення — за оригіналом.
Ще 6 випадків
Компанію не визначено
Документ у розділі «Потребує уточнення»; координатор обирає організацію з підказок, відправника можна запам’ятати.
Кілька договорів з постачальником
Бухгалтер обирає; «перший» чи «останній» не підставляємо.
Договір у валюті
Лише якщо ввімкнено в налаштуваннях; курс береться з BAS на дату документа.
Період у BAS закрито
Документ не створюється; видно причину.
BAS тимчасово не відповідає
Документ чекає й піде, щойно BAS відповість; дубля не буде.
Документ змінили чи видалили в BAS
Inbox показує «змінено в BAS» і нічого не перезаписує.

Що вже перевірено — і що виміряємо на пілоті

Опублікованого результату клієнта поки немає: перший з’явиться після прийнятого пілота — з дозволу клієнта або знеособлено, з вибіркою й обмеженнями. Поки що — те, що перевірено на тестовому стенді:

  • створення непроведеного «Надходження» з оригіналом — на копіях BAS Бухгалтерія і КОРП 2.1.34;
  • навантажувальний прогін: 500 накладних XML і 200 запитів прийнято й розібрано за 95 секунд, помилок — 0. Кроки в BAS у цей замір не входили: їхню швидкість задає ваша BAS.

Що виміряємо на вашому пілоті

  • активні хвилини бухгалтера на документ до й після — разом з перевіркою й виправленнями;
  • частку документів без правки, кількість винятків і помилок;
  • зовнішні витрати, якщо ввімкнено розпізнавання фото.

Звільнені години — не те саме, що менші витрати на зарплату; рахуємо обережно, лише підтверджене.

Дані, доступи й супровід

Що й куди потрапляє

ЩоКудиЩо саме
Вхідні файли й повідомлення ваш сервер Inbox оригінал, відправник, час — зберігаються у вас
Сповіщення про документ Telegram співробітника номер накладної, постачальник, сума, компанія, номер у BAS — без файла й рядків; можна залишити лише компанію
Картка запиту Telegram відповідального номер, компанія, категорія й уривок слів клієнта — щоб зрозуміти суть; можна залишити лише номер і компанію. Оригінал — на сторінці Inbox
Фото й скани (лише за згодою) хмарна модель Claude (Anthropic) зображення сторінок; XML і PDF з текстом не надсилаються
Документ ваша BAS непроведене «Надходження» з оригіналом у «Приєднаних файлах»

Доступи

  • Inbox працює на вашому сервері поруч із BAS: оригінали, черги й налаштування — у вас.
  • До BAS — окремий користувач з мінімальними правами: читає довідники, створює й змінює лише «Надходження» і приєднані файли. Проводити й видаляти не може. Записує через розширення в безпечному режимі.
  • Доступ до банку й ключів ЕЦП не потрібен. Вхід за ролями, для адміністраторів — двофакторний; журнал дій.

Доступи і дані — детально

Хто супроводжує

  • Дмитро — від пілота до запуску; 14 днів стабілізації — у ціні.
  • Оновлення BAS і компонентів не ставимо наосліп: спершу перевіряємо на копії.
  • Підтримка й зміни після стабілізації — окремим замовленням за попередньою оцінкою.

Окремо: звернення клієнтів не губляться

Повідомлення без документа стає запитом: категорія — за тегом чи словами, відповідальний — за вашими правилами «компанія + категорія». Строки рахуються в робочому часі; нагадування вмикаєте самі.

  • співробітник отримує запит у Telegram і закриває його кнопками або пише результат боту;
  • відповідь клієнта повертає запит у роботу;
  • уся історія — на сторінці запиту; власнику — щоденне зведення без «оцінок продуктивності».
Приклад на тестових даних. Уривок слів клієнта можна вимкнути в налаштуваннях.

Питання

Як дізнатися, чи підійде Inbox, до оплати?

Якщо з опису видно, що задача поза продуктом, — скажемо одразу й рахунок не виставимо. Якщо застосовність треба перевірити на ваших даних і копії BAS — погодимо платний пілот: що перевіряємо, який результат і коли зупиняємось. Оплату за пілот повертаємо, якщо погоджений результат не досягнуто з нашої вини (оферта, розділ 8).

Inbox проводить документи сам?

Ні. Створює непроведене «Надходження», а проводить ваш бухгалтер у BAS. У користувача інтеграції права проведення немає.

Що з фото накладних з телефона?

Розпізнає хмарна модель — лише з вашої згоди; кожне значення позначене «AI», і на оригіналі видно, звідки воно. Без згоди фото йдуть бухгалтеру. XML з ЕДО й PDF з текстом читаються на вашому сервері без моделі.

У нас кілька баз і клієнтів на різних серверах.

Inbox направляє документи за явним довідником «джерело → компанія → база → організація», а не за схожою назвою. У стандарті — одна база й організація; починаємо з одного клієнта, решту оцінюємо окремо після перевірки профілів.

Що отримуємо при передачі?

Робочий екземпляр на вашому сервері, наші компоненти й розширення BAS, налаштування, інструкції з резервування й відновлення та права на використання й обслуговування. Можна залучити іншого спеціаліста.

Будуть щомісячні платежі?

Обов’язкової підписки SmartFlowU немає. Сервер (якщо немає свого) і розпізнавання фото (якщо ввімкнете) — напряму постачальникам; перелік і орієнтовну суму називаємо до старту. Підтримка після стабілізації — окремим замовленням.

Чи підійде Inbox вашій BAS?

Залиште контакт і вкажіть конфігурацію, якщо знаєте.

  1. Дмитро відповість протягом робочого дня: попередня застосовність, чого бракує для перевірки, і наступний крок з умовами й ціною. Уточнимо конфігурацію й версію BAS, канал і приклади накладних.
  2. Задача поза продуктом — скажемо одразу, рахунок не виставимо.
  3. Застосовність треба перевірити на ваших даних — погодимо пілот за 1 900 грн (до 30 документів, 5 робочих днів): що перевіряємо, результат і умови зупинки. Старт — з дня, коли готові доступи: канал, тестова копія BAS і приклади накладних. Оплату за пілот повертаємо, якщо погоджений результат не досягнуто з нашої вини.
  4. Підходить — SmartFlowU Inbox за 9 900 грн із зарахуванням пілота. У стандарті: накладна з Telegram чи пошти стає непроведеним «Надходженням товарів і послуг» у BAS з оригіналом; бухгалтер перевіряє й проводить.

Ще не впевнені? Спершу подивіться приклад або напишіть: Dmytro@smartflowu.com · Telegram @SmartFlowU

Заявка на SmartFlowU Inbox

Сюди відповімо щодо вашого процесу. Рахунок — після погодження наступного кроку.

Додатково: Telegram і звідки дізналися

Заявка не зобов’язує оплачувати пілот. Паролі, робоча база та персональні дані клієнтів на цьому етапі не потрібні.