Зразок прототипу SmartFlowU. Цей прототип ми підготували для бухгалтерської фірми під її вакансію — так виглядає те, що ви отримаєте за 199 грн. Назву фірми прибрано, клієнти, документи й суми вигадані.← На сайтЗамовити прототип свого процесу — 199 грн
Зразок прототипу · для бухгалтерської фірми

Приклад для бухгалтерської фірми · під вакансію «Бухгалтер (первинна документація, ФОП)»

Первинка, виписки й податкові строки — під контролем, без ручних реєстрів

Система бере на себе рутину: приймає документи, звіряє реквізити й платежі, веде податкові строки та список винятків. Консультації клієнтів і фінальне рішення залишаються за бухгалтером.

Відкрити прототип і клацати самому

Усі клієнти, документи й суми в прототипі вигадані. Файл працює без інтернету і нічого нікуди не надсилає.

1. Приймає документи

Viber, Telegram, пошта, ЕДО, скан — усе в одну чергу, без ручного внесення.

2. Звіряє реквізити й платежі

ЄДРПОУ, IBAN, суми, підписи. Виписка ↔ рахунок ↔ акт чи накладна.

3. Веде податкові строки

ЄП, ЄСВ, військовий збір, реєстрація ПН і РК, декларації — по кожному клієнту.

4. Складає список винятків

Усе нестандартне — в одному місці, з причиною і пропозицією, що робити.

Бухгалтер

Консультує клієнтів, вирішує спірні випадки, робить фінальний контроль і подає звітність.

Як це працює

Шлях одного документа — на одній схемі

Клієнт нічого не змінює у своїх звичках. Система робить перевірки, які зараз бухгалтер робить руками і по кілька разів. Людина бачить лише те, що потребує рішення.

Клієнт1

Надсилає документи

Як звик: Viber, Telegram, пошта, ЕДО або скан в офісі.

Система2

Приймає і розпізнає

Тип документа, номер, дата, сторони, суми. Дублі відсікає.

Система3

Звіряє реквізити

Обов'язкові реквізити, ЄДРПОУ, IBAN, статус платника ПДВ чи ЄП, суми, підписи.

Система4

Звіряє платежі

Виписка ↔ рахунок ↔ акт. Відрізняє дохід від переказу власних коштів.

Система5

Веде строки

ЄП, ЄСВ, ВЗ, ПН і РК, декларації. Оплату бачить у виписці.

Бухгалтер6

Контролює й вирішує

Підтверджує типове одним кліком, розбирає винятки, консультує клієнта.

Якщо на кроках 3–5 щось не сходиться — документ далі не йде. Він потрапляє у список винятків разом із причиною і пропозицією, що робити. Рішення приймає бухгалтер.
КлієнтРобить системаРобить людина

Спробуйте самі: перевірка реквізитів

Вставте IBAN або код ЄДРПОУ. Перевірка працює прямо в цьому файлі — нічого нікуди не надсилається.

Результат

  • Тут з'явиться результат перевірки.

У робочій версії додатково: чи є контрагент у ЄДР, статус платника ПДВ і ЄП, чи збігається IBAN із договором і попередніми оплатами.

Живий прототип

Робочий день бухгалтера — на тестових даних

Шість вигаданих клієнтів: три ФОП і три ТОВ. Натисніть «Автопоказ» — прототип сам пройде екранами з поясненнями. Або клацайте самі: відкривайте документи, підтверджуйте, закривайте винятки.

Під час автопоказу: ← → — кроки, пробіл — пауза, Esc — закрити.
Первинка й строки · бухгалтерська фірма · зразок
Пт, 11 вересня 2026 · 10:45 Режим: система готує — бухгалтер підтверджує
Роль:

На телефоні прототип працює, але зручніше дивитися з комп'ютера: робоче місце бухгалтера розраховане на широкий екран.

Вакансія фірми

Пункт за пунктом: що бере система, що залишається людині

Сім обов'язків з оголошення фірми про вакансію бухгалтера. Система не замінює бухгалтера — вона знімає ту частину роботи, яка забирає найбільше часу й уваги.

У вакансіїРобить системаРобить бухгалтер

У вакансії

Опрацювання первинної бухгалтерської документації

Система

Приймає з усіх каналів, розпізнає, заносить у реєстр, готує до проведення.

Бухгалтер

Підтверджує типове одним кліком, розбирає нестандартне.

У вакансії

Проведення банківських виписок

Система

Отримує виписки, зіставляє оплати з рахунками й актами, відрізняє дохід від переказу власних коштів.

Бухгалтер

Вирішує лише операції, які не зійшлися: у прототипі 3 з 64.

У вакансії

Реєстрація та контроль податкових накладних і розрахунків коригування

Система

Рахує строк реєстрації для кожної ПН і РК, стежить за квитанціями, попереджає заздалегідь.

Бухгалтер

Реєструє в M.E.Doc, займається зупиненими накладними.

У вакансії

Робота з електронним документообігом

Система

Забирає документи з ЕДО разом з іншими каналами і відсікає дублі.

Бухгалтер

Підписує КЕП — це робить тільки людина.

У вакансії

Ведення ФОП: контроль сплати податків, звітність, комунікація з клієнтами

Система

Календар ЄП, ЄСВ і ВЗ по кожному ФОП, бачить сплату у виписці, стежить за лімітом доходу, готує чернетки нагадувань.

Бухгалтер

Подає звітність, консультує, надсилає повідомлення після перегляду.

У вакансії

Контроль наявності та правильності оформлення первинних документів

Система

Перевіряє обов'язкові реквізити, ЄДРПОУ, IBAN, суми й підписи. Бачить «оплата є — документа немає».

Бухгалтер

Вирішує, що робити з помилкою: запросити виправлений документ чи прийняти.

У вакансії

Виконання інших поточних бухгалтерських завдань

Система

Не бере. Тут потрібне судження, а не правило.

Бухгалтер

Усе, що потребує досвіду й відповідальності.

Ручні реєстри й повторні перевірки

Що зникає з дня бухгалтера

Найбільше часу забирає не складна робота, а переписування й перевірка того самого по кілька разів.

Зараз — руками

  • Кожен документ вносити в Excel-реєстр вручну.
  • Копіювати виписку й шукати до кожної оплати рахунок і акт.
  • Вести окрему таблицю строків на кожного ФОП і ТОВ.
  • Той самий документ приходить з Viber і з пошти — перевіряєш двічі.
  • Контрагента перевіряєш щоразу заново, навіть якщо нічого не змінилось.

З системою

  • Реєстр складається сам з кожного прийнятого документа. Вивантаження в Excel — одна кнопка.
  • Звірка автоматична: бухгалтер бачить лише операції, що не зійшлися.
  • Календар строків перераховується сам після кожної виписки й квитанції.
  • Дубль розпізнається і вдруге не проводиться.
  • Перевірений контрагент не перевіряється повторно, поки не зміняться його реквізити.

Скільки часу повертається — підставте свої цифри

Значення за замовчуванням — лише приклад.

80 %

На тестових даних прототипу: 41 з 47 документів і 61 з 64 операцій.

Повертається команді щомісяця ≈ 36 год ≈ 4,5 робочого дня Точну цифру виміряємо на пілоті, на ваших документах: «було → стало».

Чесно про межі

Чого система не робить

Коли система не впевнена — вона не вгадує, а питає людину. Фото, яке не вдалося прочитати, вона не «домальовує», а просить переслати.

Залишається за бухгалтером — і так має бути

  • Консультації клієнтів і будь-які поради щодо податків.
  • Рішення у спірних випадках: закритий період, група ФОП, повернення коштів.
  • Підпис КЕП, подання звітності, реєстрація накладних у M.E.Doc.
  • Проведення в BAS — тільки після підтвердження людиною.
  • Повідомлення клієнтам: система готує чернетку, надсилає бухгалтер.

Що уточнимо з вами на старті

  • Звідки зараз приходять документи і який сервіс ЕДО ви використовуєте.
  • Як передавати дані в BAS і M.E.Doc — файлом чи прямим підключенням. Спершу дивимось вашу конфігурацію, нічого не вигадуємо.
  • Як отримувати виписки — з банку напряму чи файлом.
  • Хто в команді підтверджує документи, а хто бачить винятки.
  • Для яких 2–3 клієнтів запускаємо перевірку.

Наступний крок

Як перевірити на ваших документах

Не на тестових даних, а на 2–3 ваших клієнтах. П'ять днів. У ваших програмах нічого не встановлюємо.

День 1

Доступи — година вашого часу

Пересилання документів 2–3 клієнтів на окрему пошту і виписки за місяць файлом.

Дні 2–4

Система працює на живому потоці

Ви щодня бачите результат: що прийнято, що звірено, які винятки знайдено.

День 5

Цифри і рішення

Скільки документів і операцій закрито без людини, скільки помилок знайдено, скільки годин це дало. Далі — «залишаємо» або «вимикаємо».

На старті одним реченням записуємо, що саме має працювати. Якщо на 5-й робочий день воно цього не робить з причин на нашому боці — вимикаємо і повертаємо оплату за пілот повністю. Якщо ви нічого не скажете — за замовчуванням вимикаємо: нічого не лишаємо увімкненим мовчки. Доступ ви відкликаєте однією кнопкою, дані після завершення видаляємо.

Отримати прототип мого процесу — 199 грн

Ціни, строки й гарантії — на сайті: smartflowu.com/#tsiny.